De frequentie waarin de bedrijfsregels, op basis waarvan beslissingen worden gemaakt, veranderen versnelt. Deze versnelling wordt veroorzaakt door snel veranderende klantenwensen, wet- en regelgeving en beleid. Tegelijkertijd vindt er een beweging plaats waarin meer transparantie over de bedrijfsvoering wordt geëist. Deze beweging dwingt organisaties om aan te kunnen tonen welke bedrijfsregels in welke situaties zijn toegepast. Om de hoge frequentie van verandering bij te kunnen houden en aan de vraag van transparantie te voldoen wordt het beheer van beslissingen en onderliggende bedrijfsregels steeds belangrijker. De mogelijkheid om hierbij in te kunnen schatten welke impact gewijzigde wetgeving, nieuwe wetgeving, gewijzigde producten en/of nieuwe producten hebben op de ontworpen en gespecificeerde beslissingen is erg belangrijk.

In dit artikel wordt een classificatieschema gepresenteerd waarmee veranderingen aan informatiesystemen, die beslissingen uitvoeren, kunnen worden getypeerd. Waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen de moeite van de wijziging voor de interne organisatie en de klant.

Aanpassen van het informatiesysteem

De eerste variabele waarop een wijziging aan een informatiesysteem, dat wordt gebruikt om beslissingen uit te voeren, geclassificeerd wordt is: de moeite die het kost om het informatiesysteem aan te passen aan de nieuwe werkelijkheid. Om de moeite te kunnen classificeren wordt een onderscheid gemaakt tussen vier typen wijzigingen:

• wijziging van de feitwaarde van een feittype in een bedrijfsregel;
• wijziging waarbij de bedrijfsregels om tot een beslissing te komen veranderen;
• wijziging waarbij de bedrijfsregels om tot een beslissing te komen veranderen, en eventueel de afleidingsstructuur verandert, maar ook de feittypen die benodigd zijn om bedrijfsregels uit te voeren nieuw zijn.
• wijziging waarbij de bedrijfsregels om tot een beslissing te komen nieuw zijn, een nieuwe afleidingsstructuur gecreëerd dient te worden, maar ook de feittypen die benodigd zijn om bedrijfsregels uit te voeren nieuw zijn.

Bovenstaande wijzigingen staan schematisch weergegeven in Figuur 1.

Het eerste type wijziging is een wijziging van een (of meerdere) feitwaarde(n) van een een (of meerdere) feittype(n) in een bedrijfsregel, ook wel ‘vierde orde wijzigingen’genoemd. Een voorbeeld hiervan is weergegeven in Tabel 1. In dit voorbeeld verandert de waarde van de BMI Score van een patiënt (feittype) van 0 (feitwaarde) naar 5 (feitwaarde) terwijl de bedrijfsregel verder gelijk blijft. Hierbij blijven de afleidingsstructuur, bedrijfsregels en de feiten die worden gebruikt in de bedrijfsregels gelijk.

Het tweede type wijziging is een wijziging waarbij de bedrijfsregels om tot een beslissing te komen veranderen, zogenaamde ‘derde orde wijzigingen’.  De afleidingsstructuur blijft gelijk en er worden geen feittypen gebruikt die tot op heden niet in het informatiesysteem worden gebruikt. Een voorbeeld hiervan is weergegeven in Tabel 2. In beide bedrijfsregels wordt de BMI Score bepaald. Bij de originele bedrijfsregel wordt dit gedaan op basis van het BMI terwijl dit bij de aangepaste bedrijfsregel wordt gedaan op basis van de bovenarmomtrek. Beide feittypen, de BMI van de patiënt en de bovenarmomtrek van de patiënt, en bijbehorende feitwaarden worden al geregistreerd. De bedrijfsregels om het feittype af te leiden veranderen maar deze kunnen dus al gebruik maken van bestaande feittypen.

Het derde type wijziging is een wijziging waarbij de bedrijfsregels om tot een beslissing te komen veranderen maar ook de feittypen, die benodigd zijn om de bedrijfsregels uit te voeren, nieuw zijn. Met nieuwe feittypen wordt hier bedoeld: feittypen die tot op heden nergens in het informatiesysteem staan geregistreerd. De huidige afleidingsstructuur blijft bestaan maar het effect van de wijziging kan wel zijn dat er binnen deze afleidingsstructuur contexten worden toegevoegd of verwijderd. Om deze wijzigingen te illustreren kan opnieuw het voorbeeld in Tabel 2 worden toegepast. Indien deze verandering plaatsvindt maar de bovenarmomtrek wordt tot op heden niet geregistreerd, dan betekend dit ook dat er nieuwe feittypen geregistreerd zullen moeten worden. Wijzigingen van dit type worden ook wel ‘tweede orde wijzigingen’ genoemd.

Het vierde type wijziging is een wijziging waarbij nieuwe feittypen benodigd zijn, nieuwe bedrijfsregels benodigd zijn en een nieuwe afleidingsstructuur wordt gecreëerd. Hierbij wordt elk element opnieuw ingericht en deze wijziging is meestal het resultaat van het introduceren van een nieuw product (bijvoorbeeld een verzekering of subsidie) of volledig nieuwe wetgeving. Wijzigingen van dit type worden ook wel ‘eerste orde wijzigingen’ genoemd.

De hierboven besproken wijzigingstypen vormen samen de eerste variabele om te bepalen welke impact, in de vorm van tijd en geld, een bepaald type wijziging heeft op het informatiesysteem (zie figuur 2). Vierde orde wijzigingen mogen over het algemeen gesproken minimale tijd en kosten met zich meebrengen terwijl dit bij eerste orde wijzigingen zeker niet het geval is.

figuur 2: De wijzigingswiggelroede

Veranderende informatielast voor de klant

De tweede en derde variabele waarop een wijziging aan een informatiesysteem, dat wordt gebruikt om beslissingen uit te voeren, geclassificeerd wordt zijn: 1) de informatielast voor een klant bij aanvraag en 2) de informatielast voor een klant bij verantwoording.

De tweede variabele, informatielast voor een klant bij aanvraag, beoordeelt de hoeveelheid feiten die een klant dient aan te leveren bij de aanvraag van een product en de hoeveelheid moeite die het de klant kost om deze feiten aan te leveren. Hierbij bestaat niet zoals bij de vorige classificatie al een gestandaardiseerde meeteenheid voor het bepalen van ‘een kleine of grote hoeveelheid feiten’ en ‘een kleine of grote moeite’ . Dit zal per organisatie specifiek bepaald moeten worden.

De derde variabele, informatielast voor een klant bij verantwoording, beoordeelt de hoeveelheid feiten die een klant dient aan te leveren bij de verantwoording voor het gebruik van het product. Een belangrijke kanttekening is dat niet bij elk product of dienst een verantwoording van de klant vereist is. Een situatie waar dit wel het geval is bijvoorbeeld bij het verlenen van subsidies. Hierbij geldt dezelfde classificatie als de informatielast bij een aanvraag: de hoeveelheid benodigde feiten en de moeite die het kost om deze feiten op te leveren.

Hiermee zijn de tweede en derde as van het model bepaald (zie figuur 2): veranderde informatielast voor de klant bij aanvraag en de veranderde informatielast voor de klant bij verantwoording.

De wijzigingswiggelroede

Figuur 2 toont de zogenoemde ‘wijzigingswiggelroede’, dit model wordt gevormd door de drie hiervoor besproken assen (variabelen): 1) wijziging aan het informatiesysteem, 2) de informatielast voor een klant bij aanvraag en 3) de informatielast voor een klant bij verantwoording. Voor elke as van het model, de ‘wijzigingswiggelroede’, dient een punt gekozen te worden die van toepassing is op de eventueel door te voeren wijziging. Op basis van de locatie van de drie punten heeft de organisatie een eerste inschatting van wat het effect van de wijziging is. Waarbij over het algemeen geldt: hoe verder de drie punten naar de buitenkant liggen, hoe tijdsintensiever, risicovoller en vaak duurder de wijziging zal zijn. Op basis hiervan kan een discussie gevoerd worden over de wenselijkheid van een bepaalde wijziging en een beslissing genomen worden over de doorvoering hiervan.

Waarde voor de klant en/of de organisatie

Zoals gezegd, de drie assen (variabelen) van de ‘wijzigingswiggelroede’ kunnen gebruikt worden om een eerste inschatting te maken van de impact van een wijziging. Er kunnen situaties voorkomen waarbij gekozen wordt om zelfs een wijziging, die de informatieast extreem verhoogd en die extreem veel moeite kost om intern door te voeren, toch door te zetten. Een reden hiervoor kan zijn dat de waarde en/of de omvang van de doelgroep de beslissing rechtvaardigt. Op deze en andere redenen wordt op een later tijdstip ingegaan.

Reviewer: Eline de Haan