In de ‘vertrouwde eigen stijl’ kopte de Telegraaf een tijdje geleden: “Homo voor de IND? Vragen staan Online” met als onderkop ”Asielzoeker kan zich tot in de puntjes voorbereiden”. Het artikel beschrijft dat de vragen, die gesteld worden om te bepalen welke geaardheid iemand heeft, online staan. Op basis van de geaardheid van de persoon in kwestie, in combinatie met een aantal condities, wordt bepaald of iemand in aanmerking komt voor een verblijfsvergunning. De IND is dus zeer transparant over de vragen, en daarmee de bedrijfsregels, die de organisatie toepast om te bepalen of iemand een verblijfsvergunning krijgt. Of dat in dit specifieke geval handig is laten we in het midden.

Wel is een belangrijke vraag of de IND er bewust voor heeft gekozen om zo transparant over haar beslissingen te zijn? En in een bredere context gesteld: Is uw organisatie transparant over haar beslissingen? Hoe transparant is uw organisatie? En bent u zich bewust van de mate van transparantie?

Met de komst van de General Data Protection Regulation (ook wel de Algemene Verordeningen Gegevensbescherming genoemd) op 25 mei 2018 krijgt de term transparantie veel meer lading. Ondanks dit feit wordt de betekenis van de term transparantie vaak in het vage gelaten. Dit terwijl veel organisaties claimen intern en extern transparant te zijn.

In dit eerste artikel worden verschillende uitgangspunten / aandachtspunten met betrekking tot de transparantie van beslissingen besproken. Dit gebeurt aan de hand van de matrix gepresenteerd in Figuur 1. In een tweede artikel worden de indices om transparantie te bepalen/berekenen behandeld.

Figuur 1: Transparantie Matrix

As 1: Intern versus Extern

De eerste as van de Transparantie Matrix maakt een onderscheid tussen interne en externe transparantie. Hiermee wordt een onderscheid gemaakt tussen de mate van transparantie die intern in een organisatie is gerealiseerd en de mate van transparantie die aan een externe partij wordt getoond. In de optimale situatie is het namelijk zo dat intern de hoogste vorm van transparantie bestaat en dat, afhankelijk van de situatie, keuzes worden gemaakt voor externe transparantie. Let wel, de hoogste vorm van transparantie hoeft niet voor elke medewerker beschikbaar te zijn.

As 2: Pre-Beslissing versus Post-Beslissing

De tweede as van de Transparantie Matrix maakt een onderscheid tussen pre-beslissing transparantie en post-beslissing transparantie. Pre-Beslissing transparantie staat voor de transparantie die aan een medewerker of klant wordt getoond voordat de beslissing wordt gemaakt. Kan de klant bijvoorbeeld al zien welke condities met welke waarden tot welke conclusie leiden? Als dit het geval is kan de klant er namelijk mee gaan spelen. Post-Beslissing transparantie staat voor de transparantie die aan een medewerker of klant wordt getoond nadat de beslissing uitgevoerd.

Verdieping : Mate van transparantie

Met de Mate van Transparantie wordt bedoeld in hoeverre de beslissing, de onderliggende bedrijfslogica (bedrijfsregels) en gerelateerde data elementen expliciet worden getoond of gedeeld met een specifieke partij. In Figuur 1 wordt de mate van transparantie aangegeven door de mate waarin de ijsberg boven water ligt. Deze kan voor elk van de vier kwadranten anders zijn. Tevens kan nog een extra onderscheid gemaakt worden tussen verschillende interne en externe partijen.  Twee voorbeelden van specifieke situaties zijn: 1) pre-beslissing voor een externe klant of 2) post-beslissing voor een interne medewerker. Om de mate van transparantie verder toe te lichten wordt hieronder een voorbeeld gegeven.

In figuur 2 worden drie verschillende vormen van transparantie t.a.v. dezelfde beslissing weergeven. Het betreft de beslissing “het bepalen van het aantal BMI Risicopunten“ met betrekking tot de kans op ondervoeding. Om de BMI Risicopunten te bepalen wordt gekeken naar BMI en op basis daarvan wordt het aantal risicopunten toegekend. Bijvoorbeeld in de situatie waar de BMI van een persoon hoger dan 20 is, is het aantal risicopunten 0. De eerst vorm van transparantie wordt weergegeven in situatie A. In situatie A zijn de condities en feitwaarden, alswel de conclusie en de afleiding zichtbaar. Ook zijn er geen condities toegevoegd die als afleidingsmanoeuvre worden gebruikt. Wat betekent dit laatste? Dit houdt in dat er extra condities worden toegevoegd om te verbergen op basis van welke condities de uiteindelijke beslissing wordt genomen. In de situatie in figuur 2 kunnen bijvoorbeeld naast Body Mass Index ook “Leeftijd” en “Geslacht” toegevoegd worden. Wanneer beide condities niet worden gebruikt om tot de conclusie te komen zijn het condities die gebruikt worden als afleidingsmanoeuvre.

Hiermee is de individuele beslissing volledig transparant. In situatie A is niet te zien wat er met het resultaat van de beslissing gebeurd, maar dit wordt meegenomen in een andere index. In situatie B zijn de conclusies verborgen en daarmee ook de afleiding. Wanneer situatie B aan een klant wordt getoond weet de klant dat Body Mass Index een conditie is en tevens weet de klant dat er drie verschillende categorieën zijn met bijbehorende conclusies, maar de daadwerkelijke conclusies zijn niet zichtbaar voor de klant. In de laatste situatie (Situatie C) weet de klant dat Body Mass Index een conditie is, maar de feitwaarden (een feitwaarde is waarde die een conditie aan kan nemen, bijvoorbeeld “>20”) en de conclusie die bij de verschillende feitwaarden horen zijn niet zichtbaar.

Figuur 2: Drie varianten van transparantie

Als het onderdeel van het formulier zoals gepresenteerd in Figuur 2 wordt vertaald naar een beslistabel dan ziet dit er uit zoals in Figuur 3 en 4. In figuur 3 staat een complete beslistabel, terwijl in figuur 4 alleen de condities zichtbaar zijn. In situatie C wordt geen beslistabel getoond, maar puur de vraag zoals deze ook in figuur 1, situatie C wordt getoond.

Figuur 3: Een beslistabel met volledige transparantie

Figuur 4: Een beslistabel met gedeeltelijke transparantie

In figuur 2 tot en met 4 zijn verschillende mate van transparantie ten aanzien van een beslissing getoond. Maar hoe kunnen de verschillende niveaus van transparantie worden geclassificeerd en hoe worden de verschillende niveaus van transparanties berekend/bepaald? In een volgend artikel zullen beide vragen worden beantwoord door het presenteren van verschillende indices.

Mocht u al vragen of interesse hebben, neem dan contact op via:  info@martijnzoet.com