De hoge frequentie waarin bedrijfsregels veranderen wordt veroorzaakt door snel veranderende klantenwensen, wet- en regelgeving en beleid. Tegelijkertijd vindt er een beweging plaats waarin meer transparantie over de bedrijfsvoering wordt geëist. Deze beweging dwingt organisaties om aan te kunnen tonen welke bedrijfsregels in welke situaties zijn toegepast. Om de hoge frequentie van verandering bij te kunnen houden en aan de vraag van transparantie te voldoen wordt het beheer van bedrijfsregels steeds belangrijker. Het beheer van bedrijfsregels kan worden onderverdeeld in drie onderdelen: 1) versiebeheer, 2) geldigheidsbeheer en 3) traceerbaarheid. In dit artikel gaan we in op traceerbaarheid van bedrijfsregels.

Ondanks het feit dat traceerbaarheid een oud fenomeen is, lijkt de aandacht voor het gedegen invoeren hiervan nogal beperkt of niet aan de orde. Dat is dan ook de reden voor het schrijven van dit artikel. In dit artikel zal eerst een definitie van traceerbaarheid gegeven worden. Vervolgens worden de principes van traceerbaarheid gepresenteerd en met een voorbeeld toegelicht.

Traceerbaarheid

Traceerbaarheid is de mogelijkheid om de locatie van een artefact en/of de relatie(s) tussen specifieke versies van (een) specifieke (set van) artefacten zichtbaar te maken en op te zoeken door middel van geregistreerde identificatiegegevens. Voorbeelden van industrieën waar traceerbaarheid zich in een vergevorderd stadium bevindt zijn: de voedselindustrie, de gezondheidszorg, specifieke sectoren van de maakindustrie en de transportsector. Een specifiek voorbeeld in de maakindustrie is de bouw van vliegtuigen. Stel dat er een vliegtuigincident plaatsvindt waarbij de oorzaak gerelateerd is aan de gebruikte onderdelen, in dit geval schroeven. Dan moet het mogelijk zijn om te kunnen traceren welke vliegtuigen, schroeven uit dezelfde productielichting bevatten.

In het voortbrengingsproces van diensten en producten zullen artefacten ook getraceerd moeten kunnen worden. Deze traceerbaarheid is nodig: 1) om een besluit aan een klant, burger of bedrijf te kunnen toelichten, 2) om een impactanalyse te kunnen uitvoeren (bijvoorbeeld om te bepalen of het verantwoord is om bepaalde wijzigingen door te voeren) of 3) om met terugwerkende kracht de gevolgen van aanpassingen aan een bron te kunnen herstellen. Dit betekent dat in de aangelegde administratie de gegevens, bedrijfsbeslissingen, bedrijfsprocessen en bedrijfsregels onweerlegbaar getraceerd moeten kunnen worden.

Traceerbaarheidsprincipes

Voor het inrichten van traceerbaarheid zijn door standaardisatieorganisaties, zoals GS1, principes opgesteld waarin de minimale vereisten staan geformuleerd om te kunnen garanderen dat de kwaliteit van het traceerbaarheidsproces voldoende is. In deze sectie worden de acht principes eerst opgesomd waarna elk principe in de context van een uitvoeringsinstantie wordt uitgelegd. De acht principes die in acht genomen moeten worden bij het inrichten van een traceerbaarheidsproces luiden als volgt:

Vooraf dient bepaald te worden welke artefacten getraceerd moeten worden;

1. Voor elk te traceren artefact dient het niveau van traceerbaarheid vastgesteld te worden;
2. Aan elk te traceren artefact dient een uniek identificatie-element toegekend te worden;
3. De registratie van elk artefact dient voorwaartse en/of achterwaartse traceerbaarheid mogelijk te maken;
4. Er dient een methode gebruikt te worden om artefacten met elkaar te koppelen aan de hand van een uniek identificatie-element;
5. Er dient een informatiesysteem geselecteerd en gebruikt te worden;
6. Valide tijdstippen dienen vastgelegd te worden;
7. Er dient een procedure gecreëerd te worden om alle principes uit te voeren.

Principe 1 stelt dat vooraf bepaald dient te worden welke artefacten getraceerd moeten worden. Als aanvulling op principe 1 stelt principe 2 dat ook het niveau waarop de artefacten getraceerd moeten worden, bepaald dient te worden. Een product waarin principe 1 en 2 worden weergegeven is een zogenaamde traceerbaarheidsmap, voor een voorbeeld van een traceerbaarheidsmap zie Figuur 1.

Figuur 1: Voorbeeld traceerbaarheidsmap

Als de getraceerde artefacten en het niveau van traceerbaarheid bepaald zijn dient er een uniek identificatie-element aan de betreffende artefacten toegekend te worden (principe 3). Voor het uniek identificeren van artefacten uit de drie beheerdomeinen (zie figuur 1),zijn alleen standaarden voor de volgende artefacten gedefinieerd: wet- en regelgeving en jurisprudentie (beheer van bronnen). Voor de overige artefacten zijn geen standaarden bekend.

Voor het uniek identificeren van wet- en regelgeving en onderdelen uit de wetgeving (bijvoorbeeld een lid of volzin) bestaat de standaard genaamd Juriconnect. Een Juriconnect-identificatienummer wordt opgebouwd uit: het wetboeknummer, de zichtdatum, de geldigheidsdatum, het artikelnummer, het lid, het opsommingsonderdeel en/of de volzin. Een voorbeeld van de toepassing van Juriconnect is weergegeven in Tabel 1. Op dit moment is het traceren tot op woordniveau niet mogelijk met Juriconnect.

Tabel 1: Voorbeeld Juriconnect

Voor het toekennen van een uniek identificatie-element aan jurisprudentie is een standaard van de Europese Unie beschikbaar, genaamd European Case Law Identifier (ECLI). ECLI is ontwikkeld met als doel het correct en ondubbelzinnig identificeren van uitspraken afkomstig van Europese en nationale rechtbanken. Een ECLI–identificatienummer is opgebouwd uit de volgende vijf onderdelen: het voorvoegsel ECLI, de landcode, de code van de rechtbank die de uitspraak heeft gedaan, het jaar van de uitspraak en een rangtelwoord van maximaal 25 alfanumerieke tekens. Een voorbeeld van de toepassing van ECLI is weergegeven in Tabel 2.

Tabel 2: Voorbeeld ECLI

Nadat er bepaald is hoe de artefacten uniek geïdentificeerd kunnen worden, dient voorwaartse en achterwaartse traceerbaarheid gerealiseerd te worden (principe 4). Dit realiseert een stevige schakel tussen de artefacten om eventuele fouten bij de overdracht te kunnen herstellen. Een voorbeeld van voorwaartse tracering is die van een bron naar een implementatieonafhankelijk artefact. Een voorbeeld van achterwaartse tracering is die van een implementatieafhankelijk artefact naar een implementatieonafhankelijk artefact (zie Figuur 2).

Figuur 2: Voorwaartse en achterwaartse traceerbaarheid

Om artefacten voorwaarts en achterwaarts te kunnen traceren moeten artefacten aan elkaar gekoppeld worden (principe 5). Een methode hiervoor is het koppelen van de twee unieke identificatie-elementen van de artefacten, opgeslagen in een administratie. Deze administratie kan een aparte administratie zijn, maar veelal wordt de registratie van de benodigde identificatie-elementen toegevoegd aan de huidige administratie waarin de artefacten zijn opgeslagen. Deze relaties en de traceerbare elementen moeten ergens met behulp van een medium worden opgeslagen (principe 6). Hiervoor zijn verschillende systemen beschikbaar. Door ook de valide tijdstippen (valide starttijd, valide eindtijd, systeem invoertijd en systeem eindtijd) van een artefact op te slaan, is het mogelijk om op elk moment de juiste (op een bepaald moment geldende) artefacten op te roepen (principe 7). Daarnaast moet er een procedure gecreëerd worden om traceerbaarheid in te richten en te beheren (principe 8).

 
Mede-Auteurs: Eline de Haan en Koen Smit

 
Copyright Notice

Delen van dit artikel zijn eerder gepubliceerd als onderdeel van het project “Business Rules Management bij uitvoeringsinstanties” onderdeel van het BRM-Living Lab van de Hogeschool Utrecht. Daardoor geldt voor deze publicatie de Creative Commons licentie Naamvermelding-GelijkDelen 4.0 (CC-SA-BY) licentie.